Communication efficace: comment s’en sortir avec des interlocuteurs très occupés ?

Une bonne communication permet d’aborder des questions épineuses sans se diviser bêtement en « NOUS » contre « EUX » par exemple. Si bien communiquer peut sembler être quelque chose d’instinctif, c’est en réalité une compétence qui peut être apprise comme n’importe quelle autre.

La communication va plus loin qu’un simple échange de mots entre deux esprits. Votre manière de dire les mots, le moment où vous le dites, votre attention derrière ce que vous dites, votre langage corporel communiquent quelque chose en plus.

Tout bon jeu a besoin de règle. Idéalement la « rationalité » s’ajoute, car elle fixe ces règles. Être rationnel, c’est croire ce pour quoi on a des preuves. Concentrons-nous sur la communication interpersonnelle, c’est-à-dire une personne envoyant un message à une autre personne. C’est d’ailleurs l’objectif de cet article : Mieux Communiquer rapidement avec une personne, particulièrement une personne très occupée. Mais d’abord, commençons par les règles générales.

Les sept C d’une bonne communication

Une bonne, voire excellente, communication doit comporter un message qui a  les qualificatifs ci -après :

S’ajoute à cette liste : L’humilité. Car notre égo à lui seul est responsable de nombreux ratés de la communication. Lui qui nous rend si attaché à nos opinions et idées préconçues, qui nous pousse à nous inventer une « expertise » dans chaque domaine, et nous empêchant l’ouverture aux propositions extérieures. Cet égo qui nous pousse à penser que nous avons les meilleurs points de vue et une maitrise totale des sujets que nous engageons.

L’humilité est indispensable quand nous sommes en face d’une autorité physique. En étant humble, on peut reconnaître son tort et se faire corriger sans être agacé. Exemple : « Je ne sais pas », pour apprendre. Et écouter attentivement les propositions de cette personne et même les adopter si elles sont meilleures que les nôtres. Si l’humilité dans vos propos vous est reconnue comme vertu, vous vous ferez facilement pardonner vos « ratés » quand il vous arrive de dire quelque-chose de grave par inadvertance. L’humilité permet l’ouverture d’esprit essentielle à une communication efficace avec une personnalité dont le timing est calculé.

Quelques astuces pour maximiser l’efficacité de notre communication face à quelqu’un d’extrêmement occupé

Nous ne dresserons pas une liste exhaustive, mais simplement citer quelques astuces cruciales. Elles vous serviront face à vos supérieurs ou avec des personnes plus intimes.

Avant tout vous devez comprendre l’environnement de l’interlocuteur. Si c’est une personne qui est appelée à traiter plusieurs informations et effectuer maintes tâches à la fois, elle est à distinguer de celui qui concentre son attention sur la même tâche chronophage toute sa journée. En guise d’exemple,  pour le premier en plus des sept (7) C, vous devez préparer le contexte du message. Dès les premières lignes du message vous devez lui rappeler le contexte ou le lui rapporter. Dès fois vous serez amenés à lui citer ses propos. En général, ce sont des personnes appelées à faire un grand effort de mémoire. Elle sera plus encline à vous répondre si vous l’orientez rapidement.

• Soyez structuré, logique.
• Sachez aller à l’essentiel (vous devez être direct)
• Misez sur la concision (parlez peu pour dire plus) avec des mots faciles et justes
• Captivez l’attention et soyez sûr de l’avoir pour une communication verbale
• Si vous n’avez pas obtenu de réponse, relancez poliment et ne pas penser qu’on est ignoré. Ce n’est pas parce qu’on ne vous a pas répondu que vous penserez que vous n’avez pas d’importance.

Cas d’un supérieur hiérarchique

• Avoir des formules de politesse toutes faites et adaptées à la situation et au rang de la personne.
• Insister sur les points importants et les mettre en reliefs
• Aller avec des propositions ou des sujets à conclure. Ranger ces propositions par priorité et les numéroter s’il le faut
• Prévoir des réponses et des scenarii au cas où la suite de la discussion dépendra d’un choix fait préalablement (anticiper)
• Prévoir un résumé à la fin et rappeler les points où l’interlocuteur doit prendre des décisions ou agir, s’il s’agit de plusieurs informations à la fois
• Ne pas tenir rigueur des informations tardives qui ne causent aucun préjudice ou bouleversement dans vos programmes ou qui n’ont aucune influence pour vos comptes-rendus. Sachez alors choisir le timing!

Cas d’une personne intime

• Ne pas s’accrocher aux salutations. Et surtout ne pas s’arrêter là, vous devez enchaîner avec ce qui vous a amené à écrire à l’interlocuteur. Si ce dernier devrait trier entre les discussions prioritaires, vous comprenez qu’un message qui s’arrête à un ‘Bonjour’ passera après un message qui dit par exemple: ‘Bonjour Junior. Nous avons réunion avec le client lambda à 12 h à son bureau. Préviens le chauffeur. Merci!.
• Essayez de maitriser son programme et apparaissez quand vous avez plus de chance d’avoir son attention: les soirs, les matins très tôt, les pauses, les weekends.
• Surtout évitez de l’accuser de ne pas vous répondre il faut juste le leur rappeler. Personne ne supporte qu’on mette ses nerfs à rude épreuve pendant qu’il a un tas de dossiers à traiter
• Montrez que vous êtes compréhensifs !!!

Lire sur la communication effective et sur les types de communication.

Cette vidéo nous apprend sur la communication orale

https://www.youtube.com/watch?v=aNWcUp2QH0g